KOMİSYON YÖNERGESİ*

1. Amaç ve Kapsam

Yönerge, komisyonların kurulma ve işleyiş esaslarını belirlemek için hazırlanmıştır ve dernek bünyesinde faaliyet gösteren tüm komisyonlar için geçerlidir.

 

2. Tanımlar:

Komisyon, dernek çalışmalarına yardımcı olmak üzere, yönetim kurulunun denetimi altında oluşturulan sürekli veya süreli çalışma gruplarıdır. Komisyonlar iki tür olabilir:

1. Sürekli komisyonlar, dernek yönetim kurulu aksine bir karar vermediği sürece devam eder.

2. Süreli komisyonlar ise belirlenmiş kuruluş amacını gerçekleştirdiğinde görevleri kendiliğinden sona erer ve görevi süresince faaliyetlerini gösteren bir rapor hazırlayarak dağılır. Süreli komisyon, bir başka komisyona bağlı alt komisyon olarak da çalışabilir.

 Açıklama:

Sürekli ve Süreli komisyon ayrımı şöyledir:

Örneğin; Burs Komisyonu sürekli bir komisyondur; bu komisyona bağlı ya da ayrı olarak ihtiyaç duyulan sayıda Mülakat komisyonu kurulabilir.

Mülakat komisyonu ise süreli bir komisyondur; belli bir dönem için ihtiyacı karşılayacak sayıda kişi birlikte ya da ayrı ekipler halinde hedeflenen işi yapar ve bir faaliyet raporu hazırlayarak dağılır. Alt komisyon olarak faaliyete geçtiği takdirde komisyon çalışmaları, bağlı olduğu sürekli komisyon tarafından değerlendirilir.

 

3. Uygulama:

Uygulama başlığı altında komisyon kuruluş şekli, komisyona katılma, komisyondan ayrılma ve komisyon çalışma esasları açıklanmaktadır.

3.1. Kuruluş Şekli:

Komisyonlar, yönetim kurulu’nca gerekli görülen durumlarda sürekli veya süreli olarak üç kişiden az olmamak üzere ve tek sayılarda kurulurlar. Bir başkan ve özellikle belirli sayının üstündeki komisyonlar için üyeler arasından başkan yardımcısı ve raportör görevleri üstlenilebilir.

3.2. Komisyona Katılma:

Komisyonlarda çalışmak isteyen ve uzmanlıkları bulunan dernek üyesi ya da konusunda uzman dernek dışından kişiler, doğrudan komisyon başkanları ile temas kurarak üyelik başvurusunda bulunurlar. İhtisas komisyonu niteliğindeki farklı uzmanlıklara ihtiyaç duyulabilecek komisyonlarda (örneğin, hukuki işler komisyonu gibi) komisyon başkanlığı ve/veya üyeliği için üye olma koşulu aranmaz. Başvuruda adayın özgeçmişi ile birlikte bir niyet mektubu hazırlanır; komisyona katkıda bulunma planları, önerdikleri etkinlikler, (varsa) ilgili konuda deneyimi ve beklentileri niyet mektubunda yeterince ayrıntılı olarak açıklanır.

Adaylık başvurularının değerlendirmesi, komisyon başkanı ve üyelerin katılımı ile bilgi toplama ve yüz yüze görüşmeler sonucunda değerlendirilir ve kararda oy çokluğu aranır. Komisyonlara katılması uygun bulunan aday(lar), komisyon başkanının önerisi ile yönetim kurulu’nda değerlendirilir ve onaylanma kararı ile birlikte görevlerine başlarlar.

Üye sayısı azaldığı takdirde; mevcut üyelerinin çoğunluk kararı ve komisyon başkanının önerisi ile yeni üye teklifi yönetim kuruluna getirilir ve onaylanması halinde, yeni üye komisyona kabul edilir.

Bir üye, aksine bir yönetim kurulu kararı olmadıkça asil olarak en fazla bir sürekli komisyonda görev alabilir. Ancak, destek amaçlı olarak bir süreli komisyonda daha görev alabilir. Örneğin, Burs Komisyonuna bağlı süreli bir komisyon olan Mülakat Komisyonu'nda görev alabilir.

Yönderlik, eğitmenlik gibi komisyon faaliyetlerinde görev almak komisyon üyeliği kapsamında kabul edilmez; kişi ile söz konusu komisyon arasında mutabakat sağlanması yeterlidir.

3.3. Komisyondan ayrılma:

Komisyon faaliyetlerinde süreklilik esastır. Komisyon üyesi, komisyon görevlerini aksatmadıkça üyeliği devam eder. Komisyon üyeleri, mazeretsiz üst üste üç toplantıya katılmadığı takdirde komisyon üyeliği düşer.

Komisyon üyesi, komisyondan kendi isteği ile ayrılabilir. Ancak ayrılma nedeninden bağımsız olarak, bulunduğu komisyondan ayrılan üye yeniden aynı komisyonda görev alma talebinde bulunamaz. Ancak,  komisyonun önerisi ve yönetim kurulunun onayı ile komisyona yeniden davet edilebilir.

3.4. Komisyonun çalışması:

Komisyonlarda görev dağılımı, planlama ve faaliyete geçme aşamaları komisyonun kendi karar süreçleri içerisinde planlanır ve uygulanır. Dernek üyeleri dışındaki kişi ve kurumlarla ilgili faaliyetler, derneğin ana faaliyetlerini etkiliyorsa yönetim kurulu onayı ile gerçekleştirilir. Komisyon faaliyetleri arasındaki olası çakışmalarda ise öncelikle komisyonlar arası görüşme ve gerekirse ortak hareket etme esastır.

 

4. Yeni Kurulan Komisyon:

Kurulmasına karar verilmekle birlikte, henüz formal biçimde oluşmamış bir komisyon için ilgili yönetim kurulu üyesi, yönetim kurulu yedek üyesi ya da konunun uzmanı olan bir kişi komisyon başkanıdır. Komisyon, hedeflerini ve planlarını belirleyip formal çalışmalarına başlayana dek komisyon başkanı sıfatı ile faaliyetleri tek başına sürdürebilir.

Sürekli komisyonlara üyelik için dernek üyesi olmak zorunludur, süreli komisyonlarda ise komisyon üyelerinin çoğunluğu dernek üyesi olmalıdır. Üyelerin sayısı ve nitelikleri ilgili planlama komisyon başkanının yetkisi ve sorumluluğundadır. İhtiyaç duyulan sayıda ve uygun niteliklere sahip dernek üyeleri belirlenerek önerilir, üye olmayan komisyon üyelerinden destek alınması gerektiği durumlarda yönetim kurulu bilgisi/onayı ile birlikte komisyon faaliyetleri başlamış sayılır.

 

5. Komisyon Toplantısı:

Komisyon toplantılarında üye çoğunluğu aranır ve izlenebilirlik bakımından katılımcı sayısı tespit edilmelidir. Komisyon toplantılarında kayıt tutmak zorunlu değildir, ancak yönetime sunulacak komisyon kararları için üyelerin karar onayları kayıt altına alınmalıdır.

 

6. Komisyon Faaliyetlerinin Sonlandırılması:

İhtiyaçların değişmesi, tamamen ortadan kalkması ya da bir yıl süre ile faaliyette bulunmaması halinde sürekli komisyonun faaliyeti yönetim kurulu kararı ile sona erdirilebilir.

-----

* İstanbul Teknik Üniversitesi Makina Fakültesi Mezunlar Derneği’nin 22.09.2022 tarih ve 6/1 sayılı yönetim kurulu kararı ile kabul edilmiş ve web sayfasında duyurulduğu tarih itibarı ile yürürlüğe girmiştir.