KVKK Bildirgemiz

İTÜ Makina Fakültesi Mezunlar Derneği KVKK Aydınlatma Metni

 

İşbu İTÜ Makina Fakültesi Mezunlar Derneği KVKK Aydınlatma Metni, İTÜ Makina Fakültesi Mezunlar Derneği (“İTÜMAKMD”) tarafından çalışan adayları, öğrenciler, mezunlar ve ziyaretçiler başta olmak üzere İTÜMAKMD çalışanları dışındaki gerçek kişilere ait Kişisel Verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında işlenmesine ilişkin İTÜMAKMD’nin beyan ve açıklamalarını içermektedir.

İTÜMAKMD, Kişisel Verilerin korunması hakkındaki uygulamalarımız ve yasal düzenlemeler hakkında güncel bilgiler sunmak amacıyla aydınlatma metninde değişiklikler yapma hakkını saklı tutmaktadır. Aydınlatma metninde yapılan değişikliklerin esaslı değişiklikler olması halinde Veri Sahipleri çeşitli kanallar aracılığıyla bilgilendirilecektir.

İTÜMAKMD tarafından Kişisel Verileri işlenen çalışanlara ait Kişisel Verilerinin İşlenmesine ilişkin hususlar ise İTÜ Makina Fakültesi Mezunlar Derneği Çalışan Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni kapsamında düzenlenmektedir.

 

Tanımlar

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve Veri Sahipleri tarafından özgür iradeyle açıklanan rıza beyanını ifade etmektedir.

Anonim hâle getirme: Kişisel Verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade etmektedir.

İlgili kişi/ Veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade etmektedir.

Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir.

Özel nitelikli kişisel veri: İfşa edilmeleri, kaybolmaları gibi durumlarda Veri Sahibinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki Kanun kapsamında daha sıkı koruma rejimine tabi tutulmuş olan verileri ifade etmektedir.

 Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir Veri Kayıt Sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

Veri kayıt sistemi: Kişisel Verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade etmektedir.

Veri sorumlusu: Kişisel Verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, Veri Kayıt Sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir.

 

Veri Gizliliğine İlişkin İlkeler

İTÜMAKMD, tüm Kişisel Veri İşleme faaliyetleri kapsamında aşağıda açıklanan genel ilkelere uygun şekilde hareket etmektedir.

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket etme: İTÜMAKMD her türlü Kişisel Veri İşleme sürecinde, yürürlükte bulunan mevzuata uygun şekilde hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır.

Doğruluk ve güncellik: İTÜMAKMD, Veri Sahiplerine Kişisel Verilerini güncellemesi için olanak sağlamakta ve verilerin veri tabanlarına doğru bir şekilde aktarımını temin için gerekli önlemleri almaktadır.

Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme: İTÜMAKMD, Kişisel Veri İşleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmakta ve söz konusu amaçlara ilişkin olarak Veri Sahiplerini aydınlatma metinleri aracılığıyla açık bir şekilde bilgilendirmektedir.

İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: İTÜMAKMD tarafından Kişisel Veriler, temin edildikleri sırada Veri Sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir.

İlgili mevzuatta öngörülen veya ilgili amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: İTÜMAKMD Kişisel Verileri yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında belli bir süre belirlendiği takdirde bu süre boyunca muhafaza etmektedir. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve İTÜMAKMD prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmekte ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmaktadır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben ise veriler İTÜMAKMD prosedürleri doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. 

 

Toplanan Kişisel Verileriniz

İTÜMFMD tarafından (doğrudan sizden, kamuya açık şekilde aleni alanlardan veya üçüncü taraflardan) toplanan Kişisel Verileriniz İTÜMAKMD ile ilişkinizde üstlendiğiniz göreviniz, konumunuz ve kanuni yükümlülüklere göre değişmektedir. Toplanan Kişisel Verileriniz şu şekilde sıralanabilecektir:

• Kimlik Bilgisi (T.C. kimlik numarası, ad-soyad, pasaport numarası, nüfus cüzdanı seri numarası, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği vb.)

• İletişim Bilgisi (E-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres vb.)

• Öğrenci-Mezun Bilgisi (Kişiyle ilişkilendirilen öğrenci numarası, öğrenci-mezun gelir bilgisi, mezun meslek bilgisi, eğitim bilgisi vb.)

• Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi (Veri Sahibinin çocukları, eşleri ile ilgili kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve profesyonel, eğitim bilgileri vb.)

• Öğrenci-Mezun İşlem Bilgisi (kişiyle ilişkilendirilen bir talimat ve talebe görüşme kayıtları, kredi kartı bilgileri, dekontlar, buna yönelik kanallarda kaydedilen kayıtlar vb.)

• Çalışan Adayı Bilgisi (özgeçmiş, mülakat notları, kişilik testleri sonuçları vb.)

• Finansal Bilgi (kredi kartı borcu, kredi tutarı, kredi ödemeleri, ödenecek faiz tutarı ve oranı, borç bakiyesi, alacak bakiyesi vb.)

• Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi (giriş-çıkış kayıtları, kamera kayıtları vb.)

• Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi (mahkeme ve idari merci kararları gibi belgelerde yer alan veriler vb.)

• Denetim ve Teftiş Bilgisi (Veri Sahibiyle ilişkilendirilen yasal takip ve haklarımızı ileri sürmemize ilişkin her türlü kayıt ve işleme ilişkin bilgiler vb.)

• Özel Nitelikli Kişisel Veri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inanç, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyelik bilgisi, sağlık ve cinsel hayat ile ilgili veriler, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler, biyometrik veriler, genetik veriler)

• İtibar Yönetimi Bilgisi (kişiyle ilişkilendirilen ve İTÜMAKMD’nin itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler vb.)

• Görsel ve İşitsel Veri (fotoğraflar, kamera kayıtları, ses kayıtları vb.)

Sayılan Kişisel Veri tipleri işlenen tüm verileriniz kapsamamakta olup İTÜMAKMD tarafından sayılan verilere benzer tipte Kişisel Veriler işlenebilmektedir.

 

Kişisel Veri İşleme Amaçlarımız

Elde edilen Kişisel Verileriniz, İTÜMAKMD tarafından Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen Kişisel Veri İşleme şartları kapsamında ve aşağıda sayılan amaçlar dahilinde işlenebilecektir:

İTÜMAKMD'nin insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi kapsamında;

• Adayların başvuru, seçme ve değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,

• Uygun aday tespiti için gerekli iç/dış iletişim aktivitelerinin yürütülmesi,

İTÜMAKMD tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi kapsamında;

• Üyelik başvurularının alınması ve değerlendirilmesi,

• Üyelik aidatlarının ödenmesine ilişkin süreçlerin yönetilmesi,

• Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi,

• Tedarikçilerle ve iş ortaklarıyla ilişkilerin yürütülmesi,

• Üyelik takibinin yapılması,

• Üyelerle ilişkilerin yürütülmesi,

• İşe yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi,

• Mezunların indirim, promosyon gibi menfaatlerden faydalandırılarak bağlılığının arttırılmasına ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

İTÜMAKMD'nin ve İTÜMAKMD ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin edilmesi kapsamında;

• Dernek yerleşkelerinin fiziksel mekân güvenliğinin sağlanmasına ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

İTÜMAKMD tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi kapsamında;

• Mezunlarla ilişkilerin yürütülmesi,

• İTÜMAKMD tarafından sunulan hizmetlerin satılmasına ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

• Etkinlik yönetimine ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

• Burs başvurularının alınması ve değerlendirilmesi,

• Burs ödemelerinin yapılmasına ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

• Öğrencilerle ilişkilerin yürütülmesi,

• Tedarikçilerle ve iş ortaklarıyla ilişkilerin yürütülmesi.

 

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel Verileriniz, İTÜMAKMD’ne veya İTÜMAKMD adına ürün veya hizmet sağlayan taraflar ile sizleri ürün ve hizmetlerden faydalandırmak için iş birliği içinde olduğumuz taraflar dahil olmak üzere İTÜMAKMD ile olan iş ilişkinizin kurulması, yürütülmesi ve sona erdirilmesi hususlarında destek aldığımız tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımız ile paylaşılabilecektir. Kişisel Verilerinizin kanunen yetkili kamu kurumları ile özel kişilerle de yetkileri kapsamında paylaşılabilecektir. Kişisel Verilerinizin paylaşıldığı bu durumlarda İTÜMAKMD, verilerin paylaşıldığı tarafın bu metinde yer alan kurallara ve mevzuatta yer alan hükümlere uygun şekilde işleme ve aktarım faaliyetinde bulunması için gerekli önlemleri almaktadır.

Yukarıda Kişisel Verilerinizin paylaşılmasının muhtemel olduğu taraflar kategorik olarak sayılmış olup bu veri aktarım faaliyetlerinin amaçları şu şekilde sıralanabilecektir:

İTÜMAKMD'nin insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi kapsamında;

• Adayların başvuru, seçme ve değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,

• Uygun aday tespiti için gerekli iç/dış iletişim aktivitelerinin yürütülmesi,

İTÜMAKMD tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi kapsamında;

• Üyelik başvurularının alınması ve değerlendirilmesi,

• Üyelik aidatlarının ödenmesine ilişkin süreçlerin yönetilmesi,

• Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi,

• Tedarikçilerle ve iş ortaklarıyla ilişkilerin yürütülmesi,

• Üyelik takibinin yapılması,

• Üyelerle ilişkilerin yürütülmesi,

• İşe yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi,

• Mezunların indirim, promosyon gibi menfaatlerden faydalandırılarak bağlılığının arttırılmasına ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

İTÜMAKMD'nin ve İTÜMAKMD ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin edilmesi kapsamında;

• Dernek yerleşkelerinin fiziksel mekân güvenliğinin sağlanmasına ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

İTÜMAKMD tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi kapsamında;

• Mezunlarla ilişkilerin yürütülmesi,

• İTÜMAKMD tarafından sunulan hizmetlerin satılmasına ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

• Etkinlik yönetimine ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

• Burs başvurularının alınması ve değerlendirilmesi,

• Burs ödemelerinin yapılmasına ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

• Öğrencilerle ilişkilerin yürütülmesi,

• Tedarikçilerle ve iş ortaklarıyla ilişkilerin yürütülmesi.

Kişisel Verilerinizin yurt dışına aktarımı ise ancak;

• Açık Rızanızın bulunması, veya

• Açık Rızanızın temin edilmediği ancak Kanun’da belirtilen diğer veri işleme şartlarından bir veya birkaçının karşılandığı hallerde;

• Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunması ve

• Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda İTÜMAKMD’nin ilgili yabancı ülkedeki Veri Sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile gerçekleştirilebilecektir.

 

Kişisel Verilerin Saklanması

İTÜMAKMD, kişisel verilerin saklanma sürelerini belirlerken yürürlükte bulunan mevzuatı ve sürece konu olan verilerin işlenme amaçlarını göz önünde tutarak tespit yapmaktadır. Bu kapsamda, Kişisel Veri İşleme faaliyetine ilişkin yasal yükümlülükler ile ilgili zaman aşımı süreleri söz konusuysa mutlaka dikkate alınmaktadır. Kişisel Veri İşleme amacının ortadan kalkması halinde ise, Kişisel Verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

 

Veri Sahiplerinin hakları

Kanun’un 11. maddesine göre Veri Sahipleri, Veri Sorumlusuna karşı aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kendisi ile ilgili Kişisel Veri işlenip işlenmediğini öğrenme.

• Kendisi ile ilgili Kişisel Veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.

• Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.

• Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.

• Kişisel Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.

• İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.

• Düzeltme, silme ve yok etme talepleri neticesinde yapılan işlemlerin, Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.

• Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası veri sahiplerinin talep hakkı bulunmayan halleri sıralamış olup bu kapsamda;

• Kişisel Veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,

• İlgili Kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,

• Kişisel Veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,

• Kişisel Veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,

hallerinde verilere yönelik olarak zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere yukarıda belirlenen haklar kullanılamayacaktır.

 

İTÜMAKMD, Kanun’da öngörülmüş sınırlar çerçevesinde söz konusu hakları kullanmak isteyen veri sahiplerine, yine Kanun’da öngörülen şekilde azami otuz gün içerisinde cevap vermektedir. Sizler adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için sizler tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

Başvurularınız kural olarak ücretsiz olarak işleme alınmakla birlikte, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ücret tarifesi öngörülmesi durumunda bu tarife üzerinden ücretlendirme yapılabilecektir.

İTÜMAKMD, başvuruda bulunan kişinin Veri Sahibi olup olmadığını tespit etmek adına İlgili Kişiden bilgi talep edebilecek, başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, Veri Sahibine başvurusu ile ilgili sorular yöneltebilecektir.

 

Veri Güvenliği

İTÜMAKMD, Kişisel Verilerinizin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasten silinmesini veya zarar görmesini engelleyecek makul teknik ve idari önlemleri almaktadır.

 

Bu kapsamda, İTÜMAKMD;

• Kişisel Verilere erişimleri kayıt altına almakta,

• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kullanarak veri güvenliğini sağlamakta,

• Kişisel Veri işleme faaliyetlerinin iş birimi bazında takibini yapmakta,

• Kanun’un 12. maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılmasını sağlamakta,

• Dernek içi politika ve prosedürlerle veri işleme faaliyetlerinin Kanun’a uyumunu temin etmekte,

• Dernek içerisinde erişilen verilerin niteliğine uygun yetkilendirmeler yapmakta,

• Özel Nitelikli Kişisel Verilere erişimi daha katı önlemlere tabi tutmakta,

• Özel Nitelikli Kişisel Verilere erişimi olan kişileri ek güvenlik kontrollerinden geçirmekte,

• Kişisel Verilere dış kaynak kullanımı gibi sebeplerle Dernek dışından erişim olması halinde İTÜMAKMD, dış hizmet sağlayıcı tarafından Kanun’a uyumun sağlanmasına yönelik taahhütleri almakta,

• Kişisel Verilere erişim yetkisi bulunanlar başta olmak üzere tüm çalışanlarını Kanun kapsamındaki görev ve sorumlulukları ile ilgili olarak bilgilendirmek için gerekli aksiyonları almaktadır.

Sorumluluk

İTÜMAKMD tarafından kendisine devredilen yetkiye dayanarak veri işleme faaliyetinde bulunan üçüncü tarafların Kişisel Verileri işbu metne aykırı şekilde işlemesi nedeniyle Veri Sahiplerinin zarara uğraması ve İTÜMAKMD’nin söz konusu ihlalin kendisinden kaynaklandığını ispat etmemesi halinde söz konusu zararın giderilmesinden sorumlu olacaktır.